Google+ Followers

Wednesday, February 14, 2007


Di balik Selembar Fax Undangan

Dulu pada zaman masih menjadi wartawan, yang namanya menerima fax undangan press conference, launching, dll, itu adalah pekerjaan sehari-hari. Hal itu menjadi hal yang begitu biasa, hampir sama dengan membuka email setiap hari pada zaman sekarang.

Di kantor redaksi juga biasanya ada beberapa kotak surat di samping mesin fax, untuk memilah-milah fax yang diterima, apakah ini untuk bagian redaksi, bagian iklan, ke desk siapa, ke pemred, dll. Setiap hari kerjaan kita ya ngecek ke box masing-masing untuk melihat acara upcoming apa yang pantas diliput. Kadang ada hari yang sepi event, ada juga satu hari yang banyak event bersamaan sehingga kita harus memilih. Di dalam satu desk juga dilakukan pembagian assignment oleh redaktur, masing-masing wartawan ditugaskan ke acara yang lebih cocok dengan liputannya.

Nah sekarang saya berada di sisi yang lain dalam hal fax undangan. Ternyata di balik selembar fax yang selalu kami anggap enteng itu terdapat sebuah kerepotan luar biasa, serangkaian pekerjaan yang menjadi salah satu pekerjaan utama agency PR (Public Relations).

Karena PortalHR.com akan mengadakan press conference untuk mengumumkan grand launching-nya, maka saya terlibat langsung dalam proses fax-mem-fax tersebut.

Saya mengumpulkan list contact media, terdiri dari nomor telepon, nomor fax, contact person, dan email. Saya membuat undangan yang menarik agar pers mau datang. Undangan ini harus melalui approval bos saya karena crucial. Selain itu, masih banyak persiapan lain, seperti siaran pers, press kit, goody bag, dll yang sudah kami siapkan sebelumnya, bersamaan juga dengan persiapan ruangan dll. Sekali lagi, ini hanya soal fax.

Setelah undangan siap, proses fax yang panjang itu dimulai dengan mengirim fax satu per satu ke lebih dari 36 nomor tujuan. Bayangkan saja, untuk seorang yang terbiasa mem-forward email, pekerjaan nge-fax itu luar biasa. Untunglah saya dibantu asisten. Tapi saya harus memastikan semua fax terkirim. Dan diterima. Oleh Redaksi.

Setelah sepanjang hari nge-fax, keesokan harinya mulai lagi dengan proses yang panjang, menelepon ke lebih dari 36 nomor, untuk memastikan fax tersebut sudah sampai di tangan tujuan.

Setelah itu, masih ada pertanyaan yang harus dijawab, yaitu: siapa saja yang sudah confirm akan datang?

Nah yang terakhir ini agak repot bila kita tidak mengenal wartawan yang ada di media-media tersebut. Namun inilah pertanyaan yang paling penting! Yang saya punya hanyalah list contact media, ini pun didapat dari teman. Namun saya tidak kenal siapa-siapa saja wartawannya. Maklum sudah lama tidak beredar...

Mungkin untuk itulah perusahaan-perusahaan perlu agen PR. Untuk memastikan coverage dari media-media, untuk memastikan acara press conference berhasil. Selain menarik media untuk datang, acara juga harus dikemas sedemikian rupa sehingga media mendapatkan content yang bisa ditulis. Mendapatkan berita.

Nah, banyak kan pekerjaan di balik selembar fax undangan?

No comments:

Post a Comment